同时互联网的管理思维也在深刻的影响着各个企业管理者们:要想获得高速、规模化的成长,不仅需要对外扩张的能力,更需要内部运营的高效与稳定。
在这样的背景下,行政作为公司运营管理与员工服务的重要岗位,其价值逐渐凸显出来:提升内部效能,降低运营成本,提高员工满意度,打造公司雇主品牌......
这是企业对行政提出的新要求,也是行政职能定位上升的方向。
1 创新管理模式,利用技术手段,降低企业运营成本
互联网时代里,技术变革的速度比以往更加迅猛,当下被广泛讨论的:物联网、云计算、大数据、区块链等等正在许多领域改造生产力。
同时,新的技术也带来了新的管理思维模式,在行政工作中,运用新的模式与技术大大提高了行政的管理效率,降低企业的运营成本。
在相对开放、追求效率的互联网企业中,规则和制度相对来说更灵活,行政开始脱去僵硬老旧的管理“外衣”,拥抱智能化、信息化:告别纯人工线下操作,把业务流程转移至线上系统;同时不再靠“经验感觉”做事,开始关注数据,用有力的数据辅助决策,提高决策水平,降低试错成本。
1.能源消耗:通过新技术的应用能够有效降低能耗,比如中央空调及照明的智能控制系统,在大小企业都已经有应用,这不仅节约能源开支,低碳环保更是企业社会责任的表现。
2.差旅支出:以往行政只需在差旅标准内单纯完成机票预定,现在更加关注对个人差旅费用的管控,通过与供应商的谈判,延长帐期、制定订票规则、设置订票小助手、关注各大平台折扣信息等等,能够在差旅费用细节上节约出不少的成本。
3.资产设备:对于一些公司,一次性采购大量设备支出极大,后期运营管理的风险较高。采用设备租赁的形式,能够节省开支,并且规避相应风险,无形中降低了运营成本。
4.福利支出:除了薪资之外,公司在人员上的支出还包括下午茶、餐饮、餐车、加班费等多项福利支出。制定良性福利的规则,同时依靠产品工具手段落实福利,不仅能真正达到激励员工的目的,更能节约大笔不必要的开支。
星巴克上海总部
星巴克(中国)行政部连续在上海、深圳改造办公室,打破传统思维,营造年轻的开放式空间,并通过空间设计改变员工工作习惯和思维方式。
星巴克对空间的改造主要体现在这些方面:
1.减少封闭式会议室数量,增加敞开式的空间。减少大家处于封闭空间内的时间,在这些敞开式的休闲区里放置可移动的LCD显示器,会议能容纳的人数比以往更多,氛围更轻松。
2.创新性的新空间能帮助员工高效协作。为了让跨部门协作更高效,星巴克中国团队设计了一个“war room”,让项目团队的核心团员都从部门里“跳”出来,到这里面来开会、进展项目。
3.利用手绘改造空间,改变了员工的行为习惯。星巴克在消防楼梯间手绘了星巴克最具代表性的门店,展现企业文化的同时,还能鼓励员工多走楼梯,运动上下班。
事实证明,这些空间设计的关注点是非常有效的,能够引导改变员工工作习惯,提高协同效率。
3 注重“服务”与“关怀”,提高员工满意度
在人才争夺的战役中,员工满意度是留住优秀人才的重要条件,可以说行政80%的工作都在和员工满意度“作斗争”。
除了留住人才,员工满意度还在另一个维度间接影响着公司的价值。
根据ASU(亚利桑那州立大学)的研究:员工满意度将影响客户满意度,而客户满意度将影响公司的盈利与股价。这就是著名的满意度传递理论。
员工满意度本质上不是员工对行政的满意度,而是对公司的满意度,因为行政是代表公司提供服务。
各家企业的行政为了提升员工满意度,均将采取各种各样的措施,其中,提供特色的员工福利、贴心的日常服务,都是非常行之有效的方式。
“不设行政工作边界,围绕服务核心”,总体来说应注意以下几点:
1.员工满意度不是无节制满足员工需求,而更应该结合企业文化和价值观输出服务和福利,“差异化”也许才是的满意度最有价值的地方;
2.细节展现用心:再芳香的空气大家习惯后也会感受不到,服务也是如此。因此在细节上做出亮点,往往能让你的工作凸显出来;
3.保持费用的合理性:我们追求的不是高预算,而是合理的预算,在预算范围内尽可能通过创意手段满足更多需求,这也是行政价值的体现。
4.适当忽略投诉:有些投诉是干扰项,如果因为干扰项而怀疑原本正确的服务政策就是捡了芝麻丢了西瓜。
例:
腾讯作为互联网巨头,拥有强大的产品思维基因以及出众的跨界思考能力,他们用心理需求模型做员工调研,基于员工数据的分析,绘制员工画像图谱,更针对性的服务员工。
a.改变传统前台访客接待-半自助式的访客系统,访客自助填写到访信息并推送给内部接待人,节省了前台接待客人和联系员工的时间。
c.解决会议室预定、使用难题-把所有的会议室资源都放在云端,设置免预定会议室、安装红外动静感应器,从而提高实时效率。
企业在运营效率上的追求是无止尽的,这也是行政应该持续探索下去的价值,关注前沿科技与新的管理思维,拥抱变化。
最后
行政职能定位是当下企业管理思维的一个缩影,同时从一家企业的行政管理可以看到这家企业的发展趋势。行政的价值将不再模糊不可估计,将越来越明确而清晰。
对于企业来说,行政为企业带来降本增效及助推活力,能有效的增强企业文化品牌软实力;
对于行政团队来说,为工作谋求效能,不再做无价值的低效工作,能激发团队的创造力及工作热情;
对于行政个人来说,能够拓展自己的职能边界,增加更多的业务经验,有更加清晰正面的行政职业规划;
持续为企业创造价值,围绕员工满意度,拓展服务边界,站在这个时代的风口,你我有幸见证这样一场变革,未来可期。
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